En cualquier negocio e-Commerce, la rentabilidad es el objetivo final. Estos dedican gran parte de sus esfuerzos a optimizar el coste de adquisición de clientes, el precio de productos y las campañas de marketing. Sin embargo, a menudo, una parte significativa de los márgenes de beneficio se ven afectados por un área que no siempre se analiza tan detalladamente: la logística. 

Más allá del coste visible y evidente de la etiqueta de envío, existe un entramado de costes ocultos que, si no se gestiona, pueden mermar la rentabilidad de forma constante. Estos costes no aparecen como una línea clara en la factura, sino que son el resultado de procesos no optimizados que consumen recursos valiosos. Como por ejemplo, ineficiencias, errores, tiempo perdido o malas decisiones estratégicas.

Coste Real del Almacenamiento

El coste más evidente asociado al almacenamiento es la partida correspondiente al alquiler o la amortización del inmueble. Sin embargo, este es solo un componente de una estructura de costes más amplia y compleja. Un centro de almacenaje representa un núcleo de costes operativos dinámicos que deben ser gestionados activamente.

Coste del Inventario Inmovilizado

Cada unidad de producto almacenada representa capital inmovilizado. Se trata de recursos financieros que la empresa ha invertido en la adquisición de stock y que, mientras este no se convierte en venta, no genera ningún tipo de retorno. Un volumen de inventario excesivo, particularmente de productos de baja rotación, incurre en un coste de oportunidad financiero.

El capital asignado a este inventario de movimiento lento podría ser reinvertido en áreas de alto retorno para el negocio, tales como:

• Marketing y Desarrollo de Negocio: Inversión en campañas para incrementar la cuota de mercado.
• Adquisición de Stock de Alta Rotación: Aumentar la inversión en los productos que generan un flujo de caja positivo y constante.
• Investigación y Desarrollo (I+D): Innovación en productos, mejora de plataformas tecnológicas o expansión a nuevos mercados geográficos.

Para cuantificar este coste, una empresa puede valorar su inventario de baja rotación (aquel sin movimiento en un periodo determinado, por ejemplo, 180 días) y aplicarle un tipo de interés que represente el coste de capital de la compañía. Este cálculo revela una cifra que representa el coste financiero de una gestión de inventario no optimizada.

Obsolescencia y Merma del Stock

La obsolescencia y la merma representan una de las fugas de capital más directas en la gestión de inventarios.

• Obsolescencia: Es la pérdida de valor del inventario debida a factores de mercado o temporales. Resulta especialmente crítica en sectores con ciclos de vida de producto cortos, como la moda o la tecnología. En el sector de la alimentación, está directamente ligada a la fecha de caducidad. El valor contable de un producto perecedero disminuye progresivamente hasta ser nulo.
• Merma: Se refiere a la pérdida física de producto por diversas causas: daños durante la manipulación interna, errores administrativos que generan “stock fantasma” (discrepancias entre el inventario teórico del sistema y el físico) o sustracciones.

Ambos conceptos se traducen directamente en pérdidas en la cuenta de resultados. Su mitigación depende de una gestión de inventarios de alta precisión, con un control exhaustivo de lotes y fechas de caducidad.

Coste de ubicación y Rotación de Inventario

La estrategia de ubicación de productos en el almacén, o slotting, tiene un impacto directo y medible en los costes laborales. Las ubicaciones difieren en su grado de accesibilidad; aquellas a nivel del suelo y próximas a las zonas de empaquetado son consideradas “prime” por su eficiencia para el picking.

El coste oculto se genera cuando la ubicación de la mercancía no se alinea con su rotación. Mediante un análisis ABC, los productos se clasifican según su contribución a las ventas. El sobrecoste laboral aparece cuando un producto de categoría “C” (baja rotación) ocupa una ubicación de categoría “A”. Esta ineficiencia obliga a los operarios a realizar desplazamientos más largos y frecuentes para acceder a los productos más vendidos. Este tiempo adicional, acumulado a lo largo de miles de pedidos, se convierte en un sobrecoste laboral significativo y cuantificable.

Coste de Manipulación: ¿Cuánto vale realmente preparar un pedido?

La preparación de pedidos es el proceso de mayor intensidad de mano de obra en un almacén orientado al e-Commerce. Para determinar su coste real, es necesario analizar cada una de las actividades que lo componen, identificando los tiempos productivos e improductivos.

Picking Ineficiente: Rutas de recogida de productos en almacenes

Estudios de eficiencia operativa en almacenes demuestran que un porcentaje superior al 50% de la jornada de un operario de picking se consume en desplazamientos. El tiempo dedicado a transitar por los pasillos para localizar productos y trasladarlos a la zona de empaquetado constituye la mayor parte del coste de esta actividad.

Este tiempo de tránsito es un coste de manipulación que puede ser optimizado. La ineficiencia en las rutas de picking puede originarse por una estrategia de slotting deficiente, por la preparación individual de pedidos en lugar de su agrupación por lotes (batch picking), o por la ausencia de un sistema que dirija al operario a través de la secuencia de recogida más eficiente. Una reducción en los tiempos de desplazamiento se correlaciona directamente con un aumento de la productividad y una disminución del coste por pedido.

Packing y Embalaje: Gasto en materiales y tiempo

El proceso de embalaje es una fuente relevante de costes indirectos.

• Coste de Materiales: El uso de un número limitado de tamaños de caja para una amplia variedad de productos suele resultar en un sobredimensionamiento del embalaje. Esto genera un triple impacto en los costes:
  1. Coste del embalaje primario: Se utiliza más cartón del necesario.
  2. Coste del material de relleno: Se requiere un mayor volumen de material protector para inmovilizar el producto.
  3. Coste del transporte: Las tarifas de las agencias de transporte se calculan en función del peso real o del peso volumétrico. Un paquete sobredimensionado incrementa el coste del flete (precio estipulado por el alquiler de una nave o de una parte de ella).
• Coste del Tiempo de Proceso: El tiempo empleado por un operario en seleccionar, montar, rellenar y sellar un embalaje es un coste laboral directo. La estandarización y optimización de este proceso son clave para reducir el tiempo total del ciclo de pedido.

Coste de los errores: Logística Inversa e Impacto en la Reputación

Un error en la expedición de un pedido inicia un proceso de logística inversa, cuyos costes asociados pueden exceder con creces el margen del pedido original.

Coste directo de las Devoluciones

Este tipo de errores de procesamiento generan una serie de costes directos y cuantificables:

• Coste del transporte de retorno.
• Coste de procesamiento en el almacén: Incluye la recepción, inspección y clasificación del producto devuelto.
• Coste de reacondicionamiento del producto.
• Pérdida de valor del producto: Si el artículo o su embalaje resultan dañados, su valor de reventa disminuye o se anula.
• Coste del nuevo envío para entregar el producto correcto.

La suma de estos costes directos impacta negativamente en la rentabilidad del pedido original, convirtiéndolo en una operación deficitaria.

Coste de la Insatisfacción del Cliente

Este es un coste indirecto de difícil cuantificación, pero con un impacto estratégico a largo plazo. Una experiencia de compra negativa afecta a la retención de clientes y a la reputación de la marca.

• Pérdida del Valor de Vida del Cliente (CLV): Un cliente insatisfecho difícilmente volverá a comprar, lo que supone la pérdida de todos sus ingresos futuros potenciales.
• Impacto en la Reputación Online: La probabilidad de que un cliente insatisfecho comparta su experiencia negativa es alta. Las reseñas desfavorables pueden disuadir a nuevos compradores, incrementando indirectamente el coste de adquisición de clientes.

Coste de Atención al cliente

Cada incidencia logística requiere la intervención del equipo de atención al cliente. Las horas dedicadas por este departamento a la gestión de reclamaciones, seguimiento de envíos y resolución de problemas son un coste operativo directamente atribuible a las ineficiencias del almacén.

Tecnología como solución: SGA que reducen costes ocultos

Los costes ocultos analizados no son inherentes a la operación logística, sino que son, en gran medida, el resultado de una falta de visibilidad y control sobre los procesos. La tecnología, específicamente un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA o WMS), es la solución más eficaz para abordar la causa raíz de estas ineficiencias.

Un SGA es una plataforma de software que proporciona control centralizado y optimización de todas las operaciones del almacén. Su contribución a la reducción de costes ocultos es directa:

• Mitiga la obsolescencia y la merma: A través de una gestión de inventarios por FEFO (First Expired, First Out), asegura la expedición de los productos con la fecha de caducidad más próxima.
• Optimiza la eficiencia del picking: El sistema diseña rutas de recogida óptimas y puede gestionar estrategias avanzadas como el batch picking, minimizando los tiempos de desplazamiento.
• Garantiza la exactitud de los pedidos: La verificación por escáner en cada etapa del proceso (ubicación, picking, packing) eleva la precisión del inventario y de los envíos por encima del 99%, reduciendo drásticamente los errores y los costes de la logística inversa.
• Mejora la gestión del espacio: Optimiza la estrategia de slotting para maximizar la capacidad de almacenamiento y la eficiencia de la manipulación.

La inversión en un SGA ofrece un Retorno de la Inversión (ROI) medible a través de la mejora de la productividad y la reducción de pérdidas operativas.

Socio 3PL: Solución rápida para la optimización de costes

Para un gran número de e-Commerce, particularmente aquellos en fase de expansión, la asignación de capital (CAPEX) y recursos para la implementación de un SGA propio representa una barrera estratégica. En estos casos, la externalización de la logística a un socio 3PL (Third-Party Logistics) es una solución de alta eficiencia.

Al colaborar con un operador logístico especializado como Grupo Logi, una empresa accede de forma inmediata a una plataforma tecnológica avanzada y a procesos ya optimizados, sin necesidad de realizar la inversión inicial. Este modelo de colaboración permite transformar una estructura de costes complejos y parcialmente opacos en un modelo de costes operativos (OPEX) predecible, transparente y escalable. De este modo, el e-Commerce se beneficia de la máxima eficiencia logística mientras concentra sus recursos internos en las actividades que generan su principal valor: el desarrollo de producto, el marketing y la estrategia comercial.

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