El nuevo reglamento endurece el control sobre los datos personales

La Ley Orgánica de Protección de Datos modificará la actual legislación para adaptarla al reglamento europeo e introducir mejoras en la regulación de este derecho fundamental. A partir de este próximo 25 de mayo se empezará a aplicar y, para adaptarse perfectamente frente a los nuevos cambios, os hacemos una serie de recomendaciones para que las empresas puedan comprobar todas las novedades que introduce.

En Grupo Logi consideramos que toda empresa debe anticiparse a las nuevas exigencias de Protección de Datos, que se orientan a aumentar la seguridad jurídica y adaptar la normativa a la evolución tecnológica. Para ello debemos evaluar y planificar dicha adaptación para cumplir el nuevo marco legal. La Agencia Española de Protección de Datos ha publicado las obligaciones que tenemos que cumplir con la nueva Ley.

A continuación presentamos una serie de pasos a tener en cuenta en nuestra en empresa:

1. ¿Cuál es la situación actual? Lo primero es determinar el punto de partida para saber que pasos debemos seguir.
2. ¿Existen protocolos en la empresa para aplicar la RGDP? O bien disponemos de una guía para articular todos los cambios requeridos o necesitaremos crear una.
3. ¿Cuentan con los recursos humanos necesarios? Para gestionar y coordinar todos los procesos de adaptación a la nueva RGDP se necesita un Responsable de Protección de Datos, además de los medios o los recursos pertinentes.
4. ¿Han detallado los procesos de protección de datos? Se necesitará establecer procedimientos para controlarlo adecuadamente y con regularidad.
5. ¿Han establecido dónde se procesan los datos de carácter personal? El Responsable de Protección de Datos debe hacer un registro de actividades de procesamiento y tenerlos a disposición de la autoridad pertinente.
6. ¿Pueden medir el impacto de la protección de datos? Cuando el procesamiento de datos acarrea un alto riesgo para la empresa, hay que calcular el impacto que supone la Protección de Datos.
7. ¿Conocen cómo notificar una infracción de datos? El Responsable de Protección de Datos cuenta con 72 horas para notificar las infracciones leves, en caso de infracción grave, se debe comunicar urgentemente.
8. ¿Evalúan la validez de los procesos actuales de seguridad y protección de datos? La nueva Ley con el objetivo de garantizar la seguridad, demanda medidas que permitan examinar los procesos de forma periódica.
9. ¿Cuentan con un sistema de gestión de protección de datos? Tenemos que contar con un sistema de gestión ya que la nueva Ley de Protección de Datos exige un plan de mejora continua.
10. ¿Han establecido un proyecto para la formación de sus empleados? Es fundamental hacer participe a toda la plantilla del equipo para que se sientan involucrados y así evitar infracciones.

Antes de que entre en vigor la nueva normativa europea, España tiene previsto sustituir la actual Ley de Protección de Datos de 1999. En realidad son pocos meses para que las empresas se preparen para su aplicación, no porque estos cambios exigen un esfuerzo económico importante, sino por el desconocimiento que predomina en el sector empresarial. Esto puede resultar muy negativo ya que las multas por infracción son muy altas, llegando hasta 20 millones o el 4% de la facturación global anual.

Cambios más relevantes de RGPD

• Contar con un Responsable de Protección de Datos
• Que las infracciones deben comunicarse en nuevos plazos de tiempo
• Existirá el derecho por parte de los clientes a oponerse a que se realicen ciertos perfiles
• Se adelanta a los 13 años la edad de consentimiento para el tratamiento de datos

Cabe destacar que es fundamental que las pymes estén al día de las novedades legales sobre la Protección de Datos y se establezca un plan con recursos para hacer viable dicha implantación. Debemos tener clara la importancia de formar y sensibilizar a todos los miembros de la organización para lograr una correcta aplicación, es requisito necesario para conseguir la excelencia empresarial.

Adaptación de las empresas

Las grandes y medianas empresas son conscientes de los cambios que implica el Reglamento y para el 25 de mayo tendrán sus sistemas adaptados al menos en un 80%. Sin embargo a menos de 2 semanas, las pequeñas y algunas de las medianas empresas no son conscientes del cambio que esta nueva ley implica.

Dos nuevas guías

Existen dos guías decisivas para saber cómo actuar de cara al Reglamento:

• Un documento que aclarará dudas sobre cómo elaborar un análisis de riesgos
• Un segundo para realizar una evaluación del impacto de las medidas.

En cualquier caso, en las guías se incluirán cosas como la descripción de conceptos, metodología, ejemplos y modelos a seguir, recomendaciones, incluso listados de posibles riesgos.